Política de privacidad y de tratamiento de datos personales de Zayro

• Responsable: ZAYRO TECH S.A.S., NIT 902.121.749-9

1. Quién es el responsable

ZAYRO TECH S.A.S. («Zayro»), NIT 902.121.749-9, matrícula mercantil 1300351 de la Cámara de Comercio de Cali, con domicilio en CR 32 A 10 A 116, Cali, Valle del Cauca, Colombia.

• Correo de protección de datos: contact@zayrotech.com
• Correo de PQRS: contact@zayrotech.com
• Teléfono: +57 350 846 4065
• Sitio web: https://zayrotech.com (se abre en una pestaña nueva)
• Área responsable de atender consultas y reclamos: la Gerencia de ZAYRO TECH S.A.S., por contact@zayrotech.com o por escrito en CR 32 A 10 A 116, Cali.

2. A quién aplica esta política y a quién no

2.1. Esta política explica cómo Zayro trata, como responsable, sus datos propios: los de las personas que visitan su sitio, se registran en la plataforma, administran o usan una cuenta de cliente, contratan y pagan servicios, son proveedores, aliados o prospectos, o se comunican con Zayro.

2.2. No regula los mensajes, contactos y contenidos de los clientes finales de las empresas que usan Zayro. Respecto de esos datos, cada empresa cliente es la responsable y Zayro actúa como encargado, solo por cuenta de la empresa y según sus instrucciones. Si eres cliente final de una empresa, lee la sección 13.

3. Qué datos recogemos

Zayro no recibe ni guarda los datos completos de tarjetas de pago. Hoy el cobro se gestiona de forma manual. Si más adelante usamos una pasarela de pagos, la publicaremos en la lista de Sub-encargados y encargados con aviso previo, y los datos de la tarjeta los tratará ella.

4. Para qué los usamos

1. Crear y administrar la cuenta, autenticar a los usuarios y mantener las sesiones.
2. Prestar el servicio contratado y darle soporte.
3. Registrar la aceptación de los documentos legales y probarla.
4. Facturar, cobrar, emitir factura electrónica y cumplir obligaciones tributarias y contables.
5. Proteger la plataforma: prevenir fraude y abuso, investigar incidentes y aplicar la Política de uso aceptable.
6. Enviar avisos del servicio: cambios de documentos, cobros, suspensiones, incidentes de seguridad y respuestas a solicitudes.
7. Atender PQRS y solicitudes de titulares.
8. Medir el uso del servicio de forma agregada para operarlo y mejorarlo.
9. Entregar a Meta, cuando lo exijan sus términos, la lista de clientes con sus datos de contacto.
10. Atender requerimientos de autoridades competentes, según la ley.

Tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada, que nos das al registrarte o al contratar el servicio. Puedes revocarla según la sección 10, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos. No recogemos datos sensibles; no estás obligado a darnos ninguno.

Zayro no envía publicidad ni comunicaciones comerciales propias a sus clientes. Si algún día lo hace, será solo con tu autorización previa, expresa y separada, y antes actualizaremos esta política.

5. Lo que no hacemos con los datos

• No vendemos datos personales.
• No usamos el contenido de los mensajes de los clientes finales para entrenar modelos de IA, crear perfiles, hacer publicidad propia ni ningún fin distinto a prestar el servicio.
• El proveedor de IA (Anthropic) solo interviene si el cliente activa el bot, que viene apagado por defecto. Según las condiciones comerciales de su API, no usa el contenido que le enviamos para entrenar sus modelos. Solo le enviamos el texto necesario para generar cada respuesta, sin teléfonos, identificadores ni nombres de perfil.

Datos que recibimos de Meta. Cuando una empresa conecta sus canales de WhatsApp, Instagram o Messenger, recibimos de Meta solo los datos necesarios para las funciones que la empresa activa. Los usamos solo para prestar el servicio a esa empresa, no los vendemos ni los usamos para publicidad, y los tratamos como encargado de la empresa (sección 2.2). Al desconectar un canal dejamos de recibir datos nuevos de ese canal; lo ya guardado se elimina según la retención que configure la empresa o al terminar el servicio, como explica el DPA. Estos datos se rigen además por las condiciones de la plataforma de Meta.

6. Con quién los compartimos

Compartimos los datos solo con los proveedores que los necesitan para prestar el servicio, que actúan como encargados de Zayro y están obligados por contrato a protegerlos, y con las autoridades cuando la ley lo exige. La lista con nombre, función, país y fecha está en Sub-encargados y encargados.

7. Transferencias y transmisiones internacionales

La plataforma se aloja en un servidor de Contabo Inc. ubicado en Nueva Jersey, Estados Unidos. Meta (si el cliente conecta sus canales) y Anthropic (solo si el cliente activa el bot) son empresas estadounidenses. Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección que la Superintendencia de Industria y Comercio mantiene en el numeral 3.2 del Capítulo Tercero del Título V de su Circular Única, por lo que el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 no prohíbe enviar datos allí. Además, los datos que Zayro trata por cuenta de sus clientes viajan a esos proveedores en una transmisión amparada en un contrato, que según el artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015 no requiere informar al titular ni contar con su consentimiento. Cada proveedor trata los datos bajo el contrato o las condiciones de servicio que Zayro tiene con él. Si la Superintendencia modifica la lista, aplicaremos la excepción legal o la declaración de conformidad que corresponda antes de seguir usando al proveedor afectado.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Al vencer el plazo, los datos se eliminan o se anonimizan. Revisamos estos plazos y eliminamos lo vencido al menos una vez al año.

Los mensajes y contactos de los clientes finales de las empresas que usan Zayro no están en esta tabla, porque Zayro los trata como encargado: su plazo lo fija la empresa, entre 1 y 120 meses (12 por defecto), según el DPA. Si una obligación legal, la orden de una autoridad o una retención legal activa lo exigen, conservamos los datos solo para ese fin.

9. Seguridad

Zayro aplica medidas técnicas y organizativas: aislamiento de los datos de cada cliente, cifrado en tránsito, cifrado de tokens y secretos, contraseñas guardadas con un algoritmo de huella resistente, control de acceso por roles, registro de acciones sensibles y un procedimiento de respuesta a incidentes.

10. Derechos del titular

Como titular puedes:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exige.
3. Ser informado de cómo usamos tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante Zayro.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratis a tus datos.

11. Cómo ejercer los derechos

1. Escribe a contact@zayrotech.com o por escrito a CR 32 A 10 A 116, Cali.
2. Indica tu nombre, tu identificación, cómo contactarte, qué pides y, si aplica, los documentos que lo soportan.
3. Zayro responde las consultas en máximo 10 días hábiles desde la fecha de su recibo. Si no es posible, te informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no supera 5 días hábiles adicionales.
4. Zayro responde los reclamos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, te informamos el motivo y la fecha de respuesta, que no supera 8 días hábiles adicionales.
5. Si el reclamo está incompleto, te lo informamos dentro de los 5 días siguientes a su recibo para que lo completes. Si pasan 2 meses desde ese requerimiento sin que lo completes, entendemos que desististe.

12. Cómo pedir la eliminación de los datos

Estas son las instrucciones de eliminación de datos que Meta exige a las apps que usan Facebook Login. También están publicadas en https://zayrotech.com/legal/eliminacion-de-datos (se abre en una pestaña nueva). Según quién seas, sigue una de estas vías.

A. Conectaste tu cuenta de Facebook o Instagram a Zayro (por ejemplo, al conectar el WhatsApp o el Instagram de tu empresa):

1. En la configuración de tu cuenta de Facebook, entra a Apps y sitios web, busca Zayro y elimínala. El nombre exacto de los menús puede variar según la versión de Facebook.
2. Meta avisa a Zayro y Zayro registra el aviso con un código de confirmación. Zayro elimina los datos de tu usuario de Facebook que conserve dentro de los 15 días hábiles siguientes a recibir el aviso. Zayro no guarda tu identificador de Facebook en texto legible, solo una huella irreversible; si no puede asociarla a datos tuyos, la página de estado dirá que no encontramos datos asociados a tu usuario. Si crees que sí tenemos datos tuyos, escribe por la vía B y los revisamos manualmente.
3. Recibirás un código de confirmación y un enlace a la página de estado de tu solicitud, con la forma https://zayrotech.com/legal/data-deletion/CÓDIGO, donde CÓDIGO es el código que recibiste. Esa página dice si la solicitud se recibió, está en curso, se completó o no encontramos datos asociados a tu usuario.

B. Tienes o tuviste una cuenta en Zayro, o nos contactaste: escribe a contact@zayrotech.com con el asunto «Solicitud de eliminación de datos», indicando tu nombre completo, el correo o teléfono de tu cuenta y, si actúas por una empresa, su razón social. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad. Respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a la recepción de tu solicitud completa, prorrogables por hasta 8 días hábiles si te explicamos el motivo. Si debemos conservar algún dato por ley (por ejemplo, una factura), te lo informamos y lo conservamos solo para ese fin.

C. Conversaste con una empresa que usa Zayro: la responsable de tus datos es esa empresa; pídele a ella la eliminación. Si nos escribes, reenviamos tu solicitud a la empresa en máximo 2 días hábiles y te decimos quién es. La empresa decide y Zayro ejecuta su instrucción.

Eliminar tu usuario de Facebook no elimina la cuenta de WhatsApp Business, el número ni los mensajes de tu empresa, que son de la empresa. Si no estás de acuerdo con la respuesta, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Si eres cliente final de una empresa que usa Zayro

Si conversaste con una empresa por WhatsApp, Instagram, Messenger u otro canal y esa empresa usa Zayro, la responsable de tus datos es esa empresa. Para consultar, corregir o eliminar tus datos, contacta a la empresa.

Si nos escribes a nosotros, no resolvemos el fondo de tu solicitud: la reenviamos a la empresa responsable en un plazo máximo de 2 días hábiles y te decimos quién es, para que puedas seguirla con ella. Después ejecutamos lo que la empresa nos instruya.

Las conversaciones con el bot de una empresa pueden ser atendidas por un asistente automatizado. El bot se identifica como asistente automatizado y, si lo pides, te pasa con una persona del negocio.

14. Cookies y almacenamiento en el navegador

El sitio y el panel usan solo cookies y almacenamiento técnicos: la cookie de sesión, que mantiene la sesión iniciada, la preferencia de idioma y la preferencia de tema claro u oscuro. No usamos cookies de analítica ni de publicidad. Al conectar un canal de Meta desde el panel se carga el SDK de Meta (connect.facebook.net), que Meta trata según sus propias políticas. Si algún día usamos analítica, pediremos tu autorización antes y actualizaremos esta sección.

15. Menores de edad

Las cuentas de la plataforma son para empresas y personas mayores de edad. Zayro no recoge a sabiendas datos propios de menores de 18 años.

16. Cambios y vigencia

Avisamos los cambios sustanciales de esta política antes de aplicarlos, en el sitio y en el panel de los clientes, y también por correo cuando enviemos correos del servicio. Esta versión rige desde la fecha indicada al inicio de este documento. Las bases de datos propias de Zayro se conservan mientras dure la finalidad que justifica cada tratamiento. Si la ley exige a Zayro inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, las inscribirá y las mantendrá actualizadas en los plazos legales.